Wykorzystanie MS Excel w analizie danych - poziom podstawowy

Szkolenie obejmuje intensywne wprowadzenie do MS Excel w czasie 8 h lekcyjnych (po 45 minut każda) w jednym dniu. Dla zorganizowanych grup istnieje możliwość podziału na dwa dni.

1. Rozpoczęcie pracy – zapoznanie się z oknem Excela 

Dobrze zorganizowane stanowisko pracy pozwala zaoszczędzić sporo czasu dzięki temu, że wiesz co gdzie się znajduje a najczęściej używane funkcje zawsze znajdziesz pod ręką.

a. Wstążka (Funkcje ogółem, minimalizowanie, podpowiedzi funkcji)

Naucz się w nowy sposób patrzeć na układ funkcjonalności Excela. Dzięki temu będziesz wiedział, gdzie znaleźć to, czego potrzebujesz do wykonania swojego zadania.

b. Pasek "Szybki dostęp"

Przyspiesz dostęp do najczęściej używanych przez Ciebie funkcji Excela dzięki paskowi „Szybki dostęp”.

c. Pole nazwy

Poruszaj się szybciej po arkuszu oraz zmieniaj nazwy komórek na bardziej przyjazne i funkcjonalne.

d. Pasek formuły

Tu możesz wprowadzić swoją formułę oraz w umiejętny sposób zobaczyć co jest w niej ważne.

e. Widok backstage

Dowiedz się jakie użyteczne cechy posiada widok backstage Excela. Jak to bywa za kulisami – warto tam zajrzeć.

2. Praca z danymi

Zrób pierwszy krok w analizie danych i zacznij je układać w taki sposób, żeby zamieniły się w cenną informację – sprawnie i efektownie.

a. Zaznaczenie komórki,

Komórkę można zaznaczyć, przenieść, skopiować. Wszystko zależy od tego w jaki sposób na nią klikniemy.

b. Przyspiesz swoją pracę

Wykorzystaj moc skrótów klawiszowych i szybciej osiągnij efekt swojej pracy.

c. Nazywanie komórek

Każdej komórce lub zakresowi komórek w Excelu możesz nadać nazwę. Dowiedz się jak to wykorzystać.

d. Odwołania bezwzględne i względne

Zablokowanie w formule na stałe kolumny lub wiersza to ważna zaleta Excela. Dzięki niej szybko możemy tworzyć złożone formularze wykorzystujące formuły.

e. Kopiowanie danych

W zależności od tego jaki tryb kopiowania wybierzesz, uzyskasz odmienny efekt końcowy.

f. Komentarze

Wykorzystaj komentarze do tego, żeby zanotować w komórce ważne dla Ciebie informacje. Jasne wtedy będzie za jakiś czas co miałeś na myśli wpisując określoną liczbę.

g. Tekst jako kolumny

Naucz się jak w łatwy sposób oddzielać złączony ze sobą w jednej komórce tekst. Dzięki temu rozdzielenie do odrębnych komórek, np. wpisanych łącznie imienia i nazwiska, czy rozbicie adresu do osobnych kolumn staje się łatwą – automatyczną czynnością.

h. Wyszukiwanie danych

Co można zrobić, żeby łatwo znaleźć i zmodyfikować w arkuszu tylko to, co potrzebujemy? Poznaj jak wyszukiwać dane i nie trać więcej swojego czasu na ręczne zmiany.

i. Szukanie wyniku

Ile ma wynieść określona zmienna, żeby dać pożądany przez nas wynik w formule? Użyj funkcji Szukanie wyniku i rozwiązuj tego typu zagadki w Excelu.

3. Dane zorganizowane w tabelach

a. Filtrowanie

Wybierz tylko te dane z tabeli, które potrzebujesz do podjęcia decyzji.

b. Sortowanie

Uporządkuj swoje dane w tabeli w kolejności, która Ci najbardziej odpowiada.

c. Grupowanie

Pogrupowanie danych pozwala na ich przejrzyste uporządkowanie. Dzięki temu analizowanie danych jest łatwiejsze i przyjemniejsze.

d. Tabele Excela

W Excelu są tabele i „Tabele Excela”. Te drugie, to specjalna funkcjonalność, która wykorzystywana jest przy bardziej zaawansowanych czynnościach.

4. Formatowanie i dostosowanie arkusza 

Dobra informacja powinna być przejrzysta i czytelna dla użytkownika końcowego. Dlatego pewną część czasu należy poświęcić na to, żeby dostosować wygląd Twojej analizy tak, żebyś mógł być z niej w pełni zadowolony.

a. Malarz formatów

Wykorzystuj motywy formatów z komórek, którym nadałeś już wygląd, który Ci się podoba. Szybko kopiuj je i twórz nowe obszary estetycznie sformatowanych danych.

b. Zmiana formatu liczby

Nadaj liczbom formaty niestandardowe i dzięki temu popraw wyrazistość analizy i od razu wskazuj na dane, które wymagają uwagi podczas analizy.

c. Blokuj okienka

Twoja analiza ma wiele kolumn i boisz się, że będzie nieczytelna? Nie przejmuj się, zablokuj w widoku we właściwym miejscu kolumny lub wiersze i bez problemów ciesz się przeglądaniem dużego zakresu danych przy zachowaniu widoczności nagłówków.

d. Obszar roboczy

Jeżeli Twoja analiza wymaga stale otwartych kilku skoroszytów Excela, nie musisz za każdym razem otwierać każdy z osobna. Wykorzystaj do tego celu obszar roboczy.

e. Praca z arkuszami

Kopiuj, przenoś, koloruj swoje arkusze byś lepiej zarządzał ich zawartością i czynił ją bardziej przejrzystą.

 5. Tabela przestawna

 Tabela przestawna jest jednym z najbardziej użytecznych narzędzi wykorzystywanych przy analizie danych. Dzięki niej w różnej konfiguracji możesz studiować dane i sprawnie wyciągać właściwe wnioski.

a. Tworzenie

Dowiesz się czym w ogóle jest tabela przestawna i nauczysz się ją tworzyć z istniejących danych. To pierwszy krok do wykorzystania jej potężnych możliwości.

b. Praca na danych

Wyjaśnimy Ci w jaki sposób organizuje się dane w tabeli przestawnej dzięki „Liście pól tabeli przestawnej”.

c. Zmiana formatowania

Formatowanie tabeli przestawnej w taki sposób, by ułatwiało ono wizualnie analizę danych.

f. Układy tabeli i formatowanie

Wykorzystanie opcji tabeli przestawnej do różnego układu prezentowanych danych.

g. Dodawanie dodatkowej kolumny

Wyjaśnione zostanie jak dodać dodatkową kolumnę z danymi, która bazuje na istniejących polach.

h. Grupowanie

Dane w tabeli przestawnej można grupować. Dzięki temu łatwiej później analizować dane zwłaszcza, gdy tabela ma wiele rekordów.

i. Wykresy przestawne

Dane z tabeli przestawnej można przedstawić w formie wykresu przestawnego. Wraz ze zmianą filtrów i układu danych, zmieniają się również dane pokazane na wykresie.

j. Fragmentator

Bardzo pożyteczne narzędzie do analizowania danych szczególnie przy stałym układzie okna danych. Może być wykorzystywane np. przy budowie tzw. kokpitów menadżerskich.

 6. Formuły i funkcje

Formuły, to podstawowe narzędzie w pracy analityka danych. Dzięki nim przekształcasz dane wejściowe, w oczekiwaną przez Ciebie informację.

a.      Praca z formułami

W jaki sposób buduje się formuły, jak ich szukać? Czy trzeba znać wszystkie na pamięć, czy może jest sprytny sposób na to, żeby móc wykorzystać ich pełną moc, bez konieczności ich mozolnej nauki?

b. Inspekcja formuł

Czy ta komórka ma jakieś większe znaczenie, czy raczej mogę usunąć bez konsekwencji jej zawartość i nie zmieni to moich obliczeń? Łatwo można to sprawdzić za pomocą inspekcji formuł, która powie nam na które inne komórki ma ona wpływ oraz które komórki mają na nią wpływ.

c. Aparat

Zrób zdjęcie komórce lub zakresowi komórek i ciesz się możliwością oglądania ich zawartości w innych arkuszach. Kiedy mi się to przyda? Jeżeli poznasz tę funkcję będziesz sam zdziwiony jak często to wykorzystasz.

d. Funkcje logiczne:

- JEŻELI,

- JEŻELI.BŁĄD,

- LUB,

- ORAZ

c. Funkcje wyszukiwania i odwołań:

- WYSZUKAJ.PIONOWO,

d. Funkcje sumujące i zliczające:

- SUMA.JEŻELI,

- SUMA.WARUNKÓW,

h. Funkcje tekstowe:

- TEKST,

- ZŁĄCZ.TEKSTY,

- FRAGMENT.TEKSTU,

- USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY,

- LEWY,

- PRAWY,

l. Funkcje matematyczne:

- ZAOKR,

- MAX,

- ŚREDNIA

m. Funkcje daty:

- DNI.ROBOCZE,

7. Wizualizacja informacji

Prawidłowo przygotowana analiza danych powinna zapewnić możliwość szybkiej oceny i wyciągnięcia właściwych wniosków. Raport musi zatem od razu wskazać na te dane, którym należy poświęcić więcej czasu. Excel jest w tym bardzo pomocny.

a. Wykresy

Za pomocą Excela możemy zobrazować dane w postaci wykresów. Łatwo wtedy ocenić trendy i porównać dane dla różnych okresów czy innych parametrów.

b. Wykresy przebiegu w czasie

Wzbogać swoją analizę o wykresy przebiegu w czasie. Dzięki nim możesz poprawić czytelność raportu i zwrócić uwagę na dane, które są najistotniejsze.

c. SmartArt

Pokazanie zależności, schematu danych czy zobrazowanie jakiegoś procesu graficznie możliwe jest w Excelu dzięki funkcji SmartArt.

d.      Formatowanie warunkowe

Excel pozwala na automatyczne wyłapywanie wyjątków w danych. Dzięki temu liczby, które przekraczają wartości uznane za Ciebie za krytyczne, mogą w łatwy sposób zostać Ci przez Excela pokazane. Nie musisz szczegółowo analizować każdej liczby, wystarczy rzut oka i wiesz już co w analizie wymaga Twojej uwagi. 

8. Wydruk

Często końcowym elementem przygotowanej analizy danych jest wydruk. Ważne jest, by zadbać o detale, które pozwolą na estetyczne pokazanie efektów Twojej pracy. Nie wolno tego zaniedbać, by w pełni pokazać efekt swojej pracy.

a. Podgląd wydruku

Efekt Twojej pracy można podglądnąć wcześniej nim go wydrukujesz. Podgląd wydruku to funkcjonalność, która pozwoli Ci zobrazować to jak będzie wyglądał Twój wydruk, gdy już znajdzie się w druku.

b. Ustawianie wydruku - wpasowanie w strony

Szybkie wpasowanie wydruku w stronę pozwoli na zoptymalizowanie wyglądu Twojej analizy.

c. Różny podgląd na arkusz - podgląd podziału stron

Możesz sam zdecydować jak mają być podzielone strony na Twoim wydruku. Wtedy dokładnie określisz miejsca, gdzie jedna strona się kończy a zaczyna druga.

d. Marginesy

Szerokość odstępów zawartości wydruku od krawędzi strony jest w Excelu definiowalna. Jeżeli połączysz to z wykorzystaniem możliwości drukarki, wtedy niemalże możesz całkowicie zrezygnować z marginesu. 

e. Nagłówek i stopka

Na każdej stronie możesz zdefiniować stałe elementy, które Excel powieli przy wydruku. Logo firmy, nazwa pliku, numer strony i wiele, wiele innych elementów możesz zmieścić właśnie w nagłówku lub stopce.

9. Ochrona danych

Ograniczenie dostępu do zawartości pliku czy zabezpieczenie się przed niechcianymi modyfikacjami, które mogą dokonać użytkownicy, to ważna zaleta Excela. Dzięki temu analityk danych będzie mógł czuć się bezpieczniej, gdy udostępni swoją pracę innej osobie.

a. Ochrona pliku

Jak zablokować plik, by możliwe było jego otwarcie tylko po podaniu hasła.

 b. Ochrona arkusza

Zawartość każdej komórki w arkuszu można ochronić przed zmianą. Omówione zostanie to w jaki sposób można to zrobić oraz na co pozwolić można użytkownikowi.

c.Poprawność danych

Jeżeli zależy Ci, by do komórki wpisać tylko ograniczone wartości np. tylko datę, to Excel ma funkcjonalność, która Ci w tym pomoże. 

Szkolenie trwa 8 h lekcyjnych (45 minut każda).

W przypadku zmiany lokalizacji poza Tarnów, cena może ulec zmianie.

Szkolenie dedykowane jest dla controllerów, pracowników działów finansowych i księgowości, menadżerów, osób na co dzień wykorzystujących Excela oraz tych, którzy chcieliby powiększyć swoją wiedzę z tego programu. Uczestnik powinien posiadać ogólną wiedzę z MS Excel. Doświadczenie trenera w zakresie controllingu oraz w pracy na innych produktach pakietu Office jest doskonałym uzupełnieniem podczas szkolenia i pojawiających się różnych ‑ międzyobszarowych pytań np. z raportowania, zarządzania projektami czy Business Intelligence.

Centrum szkoleniowe

Tebion sp. z o.o.

ul. Mościckiego 12

33-100 Tarnów

(Budynek KANA)